El proceso de conciliación se estructura en forma sencilla separándolo en tareas bien diferenciadas. Las etapas básicas a cumplir en una conciliación son:

1. Creación del Período:

Se debe crear el período que se desea conciliar. El mismo proceso de creación se encarga de arrastrar las partidas pendientes
de la última conciliación.
La creación de períodos puede realizarse en forma individual o consolidada para un grupo de cuentas.

2. Incorporación de la Información del Período:

Se deben ingresar al sistema los datos enviados por el banco y la información extraída de los registros contables. El sistema prevee
diferentes vías de ingreso de datos y posee todos los niveles de validación necesarios para asegurar su consistencia.

3. Verificación del Estado de la Conciliación:

Mediante un cálculo sencillo que integra los saldos y movimientos incorporados, el sistema permite asegurar la consistencia global de toda la información ingresada.

4. Proceso de Conciliación Automática:

Al correr este proceso, emmsaCheckBank concilia en forma automática e inteligente los movimientos del banco y de los libros. Algunos criterios de conciliación se entregan preconfigurados con el software, y otros pueden ser definidos y extendidos por los usuarios.
El sistema conciliará contraasientos en bancos o libros, y movimientos de bancos vs. libros utilizando diferentes criterios según la combinación de los siguientes datos: nro. de comprobante, fecha de movimiento, fecha valor, importe, concepto y grupo de concepto. Tanto en fecha como en importe se pueden configurar márgenes de diferencias admisibles. Por cada cuenta se podrán seleccionar los criterios a aplicar y el orden en que deben ser procesados. emmsaCheckBank utiliza un nivel de seguridad extra para todos los criterios, analizando si existe algún otro movimiento con idénticas características al que se va a utilizar para tildar. De existir, no realiza la asignación dejando esos movimientos como partidas pendientes de conciliación.

5. Confirmación de asignaciones:

Al definirse los criterios de conciliación, debe indicarse si las asignaciones realizadas de esa forma deben ser confirmadas o no, según su nivel de confiabilidad. En caso de requerir confirmación, la consulta de asignaciones permitirá visualizarlas para su control y realizar la operación que corresponda: confirmar las asignaciones correctas y eliminar las que no correspondan.

6. Conciliación del usuario:

Trabajando sólo con los movimientos pendientes que el sistema no pudo tildar, queda a criterio del operador qué movimientos del banco y de libros se deben tildan entre sí. En esta etapa se brindan una serie de herramientas que facilitan enormemente esta tarea, como el análisis de combinaciones de importes, el reordenamiento de datos, la búsqueda de movimientos, apertura y agrupación de movimientos, marcado de movimientos para reclamos, marcado de movimientos que deben quedar pendientes de asignación, etc.

7. Informes:

Una vez realizados todos los pasos anteriores, o durante cualquier momento del proceso de conciliación se pueden obtener una serie de informes del período que permitirán su análisis: impresión de la carátula final de la conciliación, impresión de asignaciones y movimientos, totales por concepto, estadística de la conciliación, legajo del período, tablero de control, informe de reclamos al banco / reclamos internos, etc.

8. Cierre del período:

Al culminar la conciliación de un período debe realizarse su cierre para que no pueda ser modificado. Podrá ser consultado, se podrá imprimir la carátula final, etc. pero no podrán realizarse nuevas asignaciones ni destildar nada. Al cerrar un período, emmsaCheckBank avisará si existen asignaciones pendientes de confirmar, de forma que siempre el usuario deba revisar las asignaciones realizadas por el sistema mediante criterios que no sean 100% seguros.